又被Google警告空间不足….一个信箱有6万多封信:5招清理信箱与邮件
作者: 黄惠如
我又被Google 警告储存空间不足,需要购买更多空间。虽然看来不算贵,但我没有接受,增加储存空间并不能解决问题,因为我Gmail信箱有高达六万多封信,我的「最新快讯」竟然远自二○一二年。
我认罪,但我绝对不是唯一一个为Email 苦恼的人。根据电子邮件管理平台统计,二○二四年个人和企业每天发送三千六百一○亿封电子邮件,平均每个上班族每天会收到一百二十一封Email。
虽然我需要整理好Email 信箱,但全数删除可不是好主意,虽然我看到一篇文章的建议是,另建一个新信箱,定时巡逻旧信箱,看到重要的资讯就保留,但这不就像实体世界抛弃旧家、住进新家一样,所以我没有采取这个方案。
好消息是,原来早就有许多方法帮忙整理信箱,而且不需要花一整天坐在书桌前头痛。首先,看看Email 失控造成的四大影响。
影响1 错过重要讯息
Google 邮件若一直往返,内容常会堆叠在前一封里,若信件多更是雪上加霜,我就曾错过从律师事务所传来的重要信件。
影响2 加剧压力和焦虑
当我们担心错过重要讯息,或是难以应付层出不穷又杂乱的来信,会感到压力升高,难以放松,持续的精神负担也会影响下班后的休闲生活,使幸福感降低。
影响3 产生额外费用
显而易见地,大量的文件不处理,占用个人空间,造成储存空间不足,可能会导致额外费用。
影响4 生产力、效率下降
许多上班族坦承,打开Email 信箱是他们上班做的第一件事。如果Email 太多,会花太多时间阅读、回信与整理,难以花时间在真正重要的事情上。
同时,如果一早就要处理许多Email,将会导致决策疲劳。无法给每封来信足够的思考时间,容易做出草率的决定。
看过一轮资料后发现,整理数位环境,和实体空间并无二致。几乎就是将Email 整理分类后删除不要的,善用标签建立整理系统、设限进入的邮件,以及保持习惯。
但一开始,我先得解决一直亮灯警告储...